RANCANG BANGUN SISTEM MANAJEMEN SURAT BERBASIS WEBSITE DI POLITEKNIK ‘AISYIYAH PONTIANAK MENGGUNAKAN METODE RAD

Abstract

Proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar di Politeknik 'Aisyiyah Pontianak yang sebelumnya dilakukan secara manual menggunakan dokumen fisik menimbulkan permasalahan seperti lambatnya pencarian dokumen, risiko kehilangan arsip, serta tidak tertatanya penyimpanan dokumen. Penelitian ini bertujuan membangun sistem terpusat untuk mencatat surat masuk, surat keluar, mendisposisikan surat kepada pegawai yang berwenang, serta mengarsipkan dokumen surat secara digital. Metode yang digunakan adalah Rapid Application Development (RAD) dengan tahapan perencanaan kebutuhan, desain sistem, pembangunan sistem, dan pengujian sistem yang melibatkan pengguna secara langsung. Sistem dikembangkan menggunakan framework Laravel berbasis bahasa pemrograman PHP dengan MySQL sebagai penyimpanan basis data, serta mencakup fitur pengelolaan surat masuk, surat keluar, disposisi surat, pengarsipan dokumen, pengelolaan data ruangan, dan pembuatan laporan administrasi. Pengujian dilakukan menggunakan metode Blackbox Testing pada aspek output dan navigasi, dengan hasil menunjukkan bahwa seluruh fitur berfungsi sesuai skenario pengujian tanpa ditemukan kesalahan. Sistem yang dihasilkan mampu mendukung pengelolaan administrasi surat di Politeknik 'Aisyiyah Pontianak secara lebih terstruktur, akurat, dan terdokumentasi dengan baik. Penelitian selanjutnya disarankan untuk menambahkan fitur notifikasi otomatis kepada Direktur saat terdapat disposisi surat baru guna mempercepat tindak lanjut, serta melengkapi sistem dengan fitur tanda tangan digital pada surat keluar agar dokumen yang dihasilkan lebih resmi dan terpercaya.